CHARTE SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
La présente charte a été élaborée afin de définir les engagements pour la protection des données et d’établir la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein de la société MAYOR Formation.
MAYOR Formation s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifié, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 27 avril 2016, et applicable dans l’union européenne depuis le 25 mai 2018, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel de ses salariés et de ses clients ainsi que des utilisateurs de son site internet.
Cette charte vise à vous informer des procédés de collecte et d’utilisation de vos données personnelles ainsi que des droits et libertés que vous pouvez faire valoir à l’égard de MAYOR Formation concernant le traitement de vos données personnelles.
Cette charte pourra faire l’objet de modification par notre société en cas d’évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou techniques.
DEFINITIONS
Le Règlement Général sur la Protection des Données établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données.
Une donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres tels que : un nom, une photographie, une adresse mail, une adresse postale, une adresse de localisation, un identifiant en ligne, ainsi que tout autre renseignement que la personne accepte de communiquer.
Le traitement des données à caractère personnel constitue l’ensemble des opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
COLLECTE DE DONNEES PERSONNELLES
MAYOR Formation, en tant qu’organisme de formation professionnelle, est amené à collecter des données personnelles à 2 niveaux :
D’une part, des données relatives aux clients directs (entreprises) de MAYOR Formation à savoir celles concernant les principaux interlocuteurs « contractuels » issus des services RH, formation, et/ou achats. Les données personnelles collectées sont alors les suivantes : nom, prénom, fonction, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse postale professionnelle et toute information complémentaire transmise par l’interlocuteur lui-même si elle est jugée pertinente dans le cadre de la relation contractuelle engagée avec MAYOR Formation.
D’autre part, des données relatives aux salariés inscrits à un stage de formation (stagiaires) qui peuvent être transmises à MAYOR Formation soit par l’employeur (Rappel : la collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés), soit par le salarié lui-même (rappel : la collecte des données auprès du stagiaire lui-même peut être rendue nécessaire pour l’exécution d’une action de formation professionnelle ). Les données personnelles collectées par MAYOR Formation sont alors les suivantes :
nom, prénom, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse électronique professionnelle, fonction, employeur
Des résultats d’évaluations formatives et sommatives
Des réponses à des questionnaires de satisfaction
Dans le cas des salariés inscrits en formation par leur employeur, nous vous signalons qu’il est de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que la ou les personnes sont informées de la communication de données personnelles et qu’elles acceptent la façon dont MAYOR Formation utilise leurs données (telle que décrite dans la présente Charte).
A noter : les données concernant les stagiaires, inscrits en formation ou en VAE à titre individuel, sont collectées directement auprès de ces derniers.
EXPLOITATION DES DONNEES COLLECTEES
MAYOR Formation assure la confidentialité des données à caractère personnel qui lui sont confiées et respecte les principes de protection des données.
MAYOR Formation utilise les données des personnes concernées afin de les authentifier et de leur fournir le service demandé.
MAYOR Formation ne communique ces données personnelles qu’à son personnel habilité et en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle. Dans le cadre d’une sous-traitance, les partenaires de MAYOR Formation ne sont autorisés à collecter et traiter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la prestation. MAYOR Formation s’assure que ses salariés et sous-traitants agissent en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et accordent une attention particulière au respect des conditions strictes de confidentialité, d’usage et de sécurité de ces données.
MAYOR Formation ne vend ou ne cède en aucun cas les données de ses clients ; de même il s’interdit de communiquer à des tiers les données à caractère personnel.
Les données personnelles pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour MAYOR Formation, afin de préserver ses droits et intérêts.
FINALITES DES TRAITEMENTS DES DONNEES PERSONNELLES
La collecte des données à caractère personnel permet à MAYOR Formation de fournir aux personnes concernées le meilleur suivi possible des prestations délivrées en distinguant :
Les données relatives à nos interlocuteurs « contractuels » chez nos clients, en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont les finalités suivantes :
L’exécution de l’action de formation :
Gestion des contrats, des commandes, de la facturation et des règlements comptables
Echanges relatifs à la préparation, la réalisation et le suivi des prestations
Suivi des relations clients (gestion des réclamations, demandes de rectification, …)
La réalisation d’études statistiques internes et/ou marketing (enquêtes de satisfaction, sondages, …)
Le lancement d’actions de prospection commerciale si l’interlocuteur n’a pas opposé son refus à de telles actions
Les données relatives aux stagiaires eux-mêmes ont pour finalité principale :
L’enregistrement et le traitement de l’action de formation dans le cadre des obligations légales et règlementaires :
Enregistrement et traitement des inscriptions
Envoi des confirmations d’inscription
La mise en œuvre des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation
L’envoi de questionnaires d’appréciation (& enquêtes de satisfaction) permettant une évaluation des prestations réalisées et pouvant permettre à MAYOR Formation d’améliorer la qualité de ses services, et de développer de nouvelles prestations.
L’envoi d’informations post formation (si nécessaires) et la transmission d’offres de formation complémentaires si elles semblent pertinentes à MAYOR Formation (en ce dernier cas, le stagiaire a toujours la possibilité de s’opposer à ces envois)
SECURITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
MAYOR Formation s’engage, dans le cadre de ses activités de formation et conformément à la réglementation en vigueur à veiller à la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles communiquées. Les précautions nécessaires sont prises compte tenu de l’état des connaissances actuelles et des coûts de mise en œuvre mais également selon la probabilité de survenance des risques inhérents à la nature des traitements réalisés.
Par conséquent, MAYOR Formation met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à un tiers non-autorisé :
L’accès aux locaux et aux environnements informatiques de MAYOR Formation est sécurisé.
MAYOR Formation et ses prestataires techniques et d’hébergement ont déployé des mesures pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des données personnelles :
Les postes de travail sont sécurisés : verrouillage automatique de session en cas de non-utilisation du poste pendant 5 mn, logiciel « pare-feu », antivirus régulièrement mis à jour, stockage des données sur un espace régulièrement sauvegardé accessible via le réseau de l’organisme et non sur les postes de travail.
Le réseau interne est protégé : limitation des accès Internet, authentification par mot de passe, chiffrement des réseaux Wi-Fi., identification automatique des matériels, systèmes de détection d’intrusions et de fraudes
Les serveurs de MAYOR Formation sont hébergés en France métropolitaine et présentent les garanties nécessaires à la mise en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles telles que pares-feux, procédures de contrôle d'accès et mécanismes cryptographiques, afin d’éviter l’accès non autorisé aux données et garantir la confidentialité de celles-ci.
MAYOR Formation s’engage à ce que les personnes habilitées à traiter les données personnelles soient fortement sensibilisées à la protection de ces données mises à leur disposition dans le cadre de leurs fonctions et aux exigences de confidentialité. MAYOR Formation s’assure qu’ils respectent les règles en vigueur.
Un délégué à la protection des données a été nommé (DPD)
Chaque année, un audit de sécurité des systèmes d’information de MAYOR Formation principalement axé sur les données personnelles est mené par un prestataire extérieur afin, d’une part, de s’assurer du bon fonctionnement du système d’information et du traitement des données personnelles au sein de ce système et, d’autre part, d’évaluer le niveau si le niveau de sécurité et de fiabilité du SI est conforme.
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES
Les données personnelles traitées par MAYOR Formation pour l’exécution d’une action de formation sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées dans le cadre de la gestion de la formation et en toute hypothèse dans les limites imposées par la loi.
Selon le type de données personnelles, la durée de conservation peut varier. Les données personnelles collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée de 3 ans suivant la fin de la relation contractuelle. Lorsque les données personnelles présentent un intérêt administratif ou légal (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat, …), elles sont archivées jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable.
INFORMATION ET DROIT CONCERNES
Conformément à la règlementation en vigueur, chaque personne concernée par cette charte dispose d’un droit d’accès (exemple : vérifier les données qui la concernent et conservées par MAYOR Formation), de rectification (exemple : mettre à jour ou corriger ces mêmes données) et d’effacement (exemple : suppression des mêmes données) ainsi que d’un droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles et d’en obtenir la limitation ou la portabilité (transfert) dans la mesure où cela est applicable.
En outre, il convient de préciser que ces droits offrent la possibilité de modifier les préférences de notification à tout moment, puisque chaque personne concernée peut accepter ou refuser que ses données personnelles soient utilisées à des fins de prospection dans le cadre d’actions marketing ou promotionnelles engagées par MAYOR Formation.
Enfin, chaque personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Pour exercer l’ensemble de ces droits, il vous suffit de nous écrire :
Par mail : dpd [at] mayor-formation.com
Par courrier à : MAYOR Formation - 180 Impasse John Locke 34 470 PEROLS
En fournissant une copie de votre pièce d’identité.
INFORMATION DES PERSONNES CONCERNEES
La présente charte est annexée au règlement intérieur de Mayor Formation et publiée sur le site Internet.
ENTREE EN VIGUEUR DE LA CHARTE
La présente charte est applicable dès la date de sa publication
Fait à Pérols, le 1er juillet 2019